Doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyển đổi số: bắt đầu từ đâu cho đúng

Chuyển đổi số là cụm từ xuất hiện ở khắp nơi, từ hội thảo tới các văn bản chính sách. Nhưng với một doanh nghiệp vài chục nhân viên, cụm từ ấy thường đi kèm với cảm giác xa vời: tốn kém, phức tạp, cần đội ngũ công nghệ mà mình không có. Thực tế, chuyển đổi số của doanh nghiệp nhỏ không cần bắt đầu bằng những hệ thống lớn. Nó bắt đầu bằng việc giải quyết đúng một nỗi đau đang tồn tại trong vận hành hằng ngày.

Bắt đầu từ nỗi đau, không phải từ công nghệ

Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi mua phần mềm trước, rồi mới tìm xem phần mềm đó giải quyết được việc gì. Cách làm đúng là ngược lại: xác định việc gì đang tốn nhiều thời gian nhất, hay sai sót nhiều nhất, rồi mới tìm công cụ phù hợp. Đó có thể là việc quản lý kho bằng sổ tay dẫn tới thất thoát, việc chấm công thủ công gây tranh cãi mỗi cuối tháng, hay việc chăm sóc khách hàng phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ của một nhân viên.

Khi xuất phát từ vấn đề thực tế, doanh nghiệp sẽ dễ đo được hiệu quả: tiết kiệm được bao nhiêu giờ, giảm được bao nhiêu sai sót, khách hàng có hài lòng hơn không. Còn khi xuất phát từ công nghệ, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mua hệ thống đắt tiền rồi không ai dùng.

Số hóa dữ liệu trước, tự động hóa sau

Một sai lầm phổ biến khác là muốn tự động hóa ngay trong khi dữ liệu còn nằm rải rác trong sổ tay, tin nhắn và trí nhớ của nhân viên. Không có dữ liệu chuẩn thì không có gì để tự động hóa cả. Bước đầu tiên và quan trọng nhất của chuyển đổi số là đưa dữ liệu về một nơi: danh sách khách hàng, tồn kho, công nợ, đơn hàng đều phải được ghi lại một cách có hệ thống.

Khi dữ liệu đã tập trung, nhiều việc sẽ tự nhiên trở nên dễ dàng hơn: biết khách hàng nào lâu rồi không quay lại, biết mặt hàng nào bán chạy vào mùa nào, biết dòng tiền thực tế của doanh nghiệp ra sao. Những hiểu biết này có giá trị hơn nhiều so với một hệ thống tự động hóa hoành tráng nhưng chạy trên dữ liệu lộn xộn.

Người dùng quyết định thành bại

Công nghệ chuyển đổi số thất bại nhiều nhất không phải vì phần mềm dở, mà vì nhân viên không dùng. Một hệ thống dù tốt đến đâu cũng vô dụng nếu người trực tiếp vận hành thấy nó rườm rà hơn cách làm cũ. Vì vậy, khi chọn công cụ, doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên sự đơn giản và dễ dùng hơn là sự đầy đủ tính năng.

Người lãnh đạo cũng cần làm gương. Nếu sếp vẫn duyệt mọi việc bằng giấy và yêu cầu báo cáo qua tin nhắn, thì không thể mong nhân viên hào hứng với phần mềm mới. Chuyển đổi số là thay đổi thói quen của cả tổ chức, và thói quen mới luôn bắt đầu từ người đứng đầu.

Làm nhỏ, làm chắc, rồi mới mở rộng

Thay vì triển khai một dự án lớn trong nhiều tháng, doanh nghiệp nhỏ nên chia nhỏ thành từng bước: tháng này số hóa quản lý kho, tháng sau triển khai bán hàng trực tuyến, quý sau mới tính tới chăm sóc khách hàng tự động. Mỗi bước thành công sẽ tạo niềm tin cho bước tiếp theo, và nếu một bước thất bại thì thiệt hại cũng nằm trong tầm kiểm soát.

Chuyển đổi số không phải là đích đến mà là quá trình liên tục. Doanh nghiệp vừa và nhỏ không cần chạy theo mọi xu hướng công nghệ mới. Chỉ cần mỗi năm vận hành tốt hơn năm trước, dữ liệu rõ ràng hơn, khách hàng hài lòng hơn, thì đó đã là chuyển đổi số thành công theo cách của chính mình.