Doanh nghiệp nhỏ bắt đầu chuyển đổi số từ đâu khi ngân sách eo hẹp

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ nghe tới chuyển đổi số thì nghĩ ngay tới phần mềm đắt tiền, hệ thống phức tạp và một đội ngũ công nghệ mà mình không có. Nhưng thực tế, chuyển đổi số với một cửa hàng hay một công ty vài chục người không bắt đầu từ công nghệ, mà bắt đầu từ một câu hỏi rất thực tế: việc nào trong ngày đang tốn nhiều thời gian nhất mà lại lặp đi lặp lại?

Hãy bắt đầu bằng việc ghi lại một ngày làm việc bình thường. Đơn hàng đến qua điện thoại, tin nhắn, rồi được chép tay vào sổ. Cuối ngày, một người ngồi cộng sổ để biết hôm nay bán được bao nhiêu. Cuối tháng, một người khác lại ngồi rà soát để làm báo cáo. Nếu những việc này đang ngốn vài tiếng mỗi ngày thì đó chính là nơi nên số hóa đầu tiên, vì hiệu quả sẽ thấy ngay mà không cần đầu tư lớn.

Nguyên tắc thứ hai là làm một việc cho tới nơi tới chốn, thay vì làm nhiều việc cùng lúc. Nhiều doanh nghiệp nhỏ mắc sai lầm là mua cùng lúc phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán và phần mềm quản lý nhân sự, rồi không dùng hết cái nào. Một quy trình được số hóa trọn vẹn, từ lúc nhận đơn đến lúc giao hàng và thu tiền, có giá trị hơn ba hệ thống dang dở. Khi một quy trình đã chạy trơn tru, mới tính tới quy trình tiếp theo.

Về công cụ, đừng vội mua phần mềm đắt tiền. Thị trường hiện có nhiều công cụ miễn phí hoặc chi phí thấp đủ dùng cho quy mô nhỏ, từ bảng tính trực tuyến, ứng dụng quản lý đơn hàng, đến các công cụ nhắn tin tự động. Quan trọng không phải là công cụ nào xịn nhất, mà là công cụ nào cả đội dùng được mỗi ngày. Một bảng tính mà nhân viên cập nhật đều đặn còn hữu ích hơn một hệ thống hiện đại mà không ai mở ra.

Dữ liệu là phần nhiều người bỏ qua nhất khi bắt đầu. Số hóa không chỉ là thay giấy bằng màn hình, mà là để lại dấu vết cho mọi giao dịch, để cuối tháng chủ doanh nghiệp có thể trả lời những câu hỏi đơn giản: mặt hàng nào bán chạy nhất, khách nào mua thường xuyên nhất, giờ nào trong ngày đơn về nhiều nhất. Những câu trả lời này không cần báo cáo phức tạp, chỉ cần dữ liệu được ghi lại đầy đủ và nhất quán từ đầu.

Yếu tố con người quyết định thành bại nhiều hơn công nghệ. Một quy trình mới chỉ sống được khi người làm trực tiếp thấy nó giúp họ đỡ vất vả hơn, chứ không phải thêm việc. Vì vậy, hãy để nhân viên tham gia chọn cách làm, thử nghiệm trong một tuần, rồi mới chốt lại. Những góp ý từ người trực tiếp bán hàng hay giao hàng thường thực tế hơn nhiều so với bất kỳ tài liệu hướng dẫn nào.

Cuối cùng, hãy đo lường bằng thời gian tiết kiệm được, chứ không phải bằng số tiền đã chi. Nếu việc chốt đơn cuối ngày rút từ hai tiếng xuống còn hai mươi phút, đó là chuyển đổi số thành công. Nếu sau ba tháng mà mọi người vẫn quay lại ghi sổ tay, thì vấn đề không nằm ở phần mềm mà nằm ở cách triển khai. Chuyển đổi số của doanh nghiệp nhỏ vì thế không phải là một dự án lớn, mà là một chuỗi những thay đổi nhỏ, làm đều đặn và đúng chỗ.